De nieuwe wet private opsporing, die sinds 16 december 2024 van kracht is, legt werkgevers strenge regels op voor hun interne onderzoeken.
Als deze niet worden toegepast, kunnen bewijzen van ontslag ongeldig worden verklaard. Een niet te onderschatten uitdaging.
Particuliere onderzoeksactiviteiten - ook werkgevers zijn geviseerd!
De nieuwe wet definieert de verplichtingen, rollen en verantwoordelijkheden van degenen die betrokken zijn bij activiteiten van private opsporing (elke activiteit die bestaat uit het verzamelen van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of door hen begane feiten).
Werkgevers worden dus geviseerd wanneer ze een beroep doen op privédetectives, maar ook wanneer ze interne onderzoeken uitvoeren, hetzij via een specifieke interne dienst, hetzij op incidentele wijze (bv. via de personeelsdienst). In het eerste geval (specifieke interne dienst) moet vooraf toelating worden gevraagd aan de FOD Binnenlandse Zaken. In het tweede geval is een dergelijke toelating niet vereist, maar moeten wel bepaalde regels worden nageleefd.
Intern reglement uiterlijk 16 december 2026
De wet bepaalt dat werkgevers alleen onderzoek mogen doen naar hun werknemers als de procedures daarvoor zijn vastgelegd in een intern reglement. Werkgevers hebben tot 16 december 2026 de tijd om aan deze verplichting te voldoen. Doen ze dat niet, dan wordt al het verzamelde bewijsmateriaal automatisch ongeldig. Dergelijk reglement wordt dus van cruciaal belang bij ontslag om dringende reden..
Onderzoeksprocedure - Nieuwe beperkingen om de betrokken personen te beschermen
In de wet zijn ook gedetailleerde regels en procedures vastgelegd (die ook betrekking hebben op incidentenonderzoeken door personeelsafdelingen).
Gesprekken mogen bijvoorbeeld alleen worden gevoerd nadat de ondervraagde is geïnformeerd over bepaalde rechten (recht op bijstand, recht om het gesprek op elk moment te beëindigen, etc.). Interviews moeten ook worden gedocumenteerd in notulen die met de ondervraagden moeten worden gedeeld. Bepaalde ondervragingstechnieken zijn ook verboden.
Bovendien moeten alle onderzoeksdaden worden geregistreerd in een register. Onder bepaalde voorwaarden moet er een volledig onderzoeksrapport worden opgesteld en naar de opdrachtgever (in ons geval de werkgever) worden gestuurd. Als de werkgever besluit het rapport niet te gebruiken, moet het worden vernietigd. Als de werkgever beslist om het rapport te gebruiken (bv. voor ontslag om dringende reden), moeten de betrokkenen op de hoogte worden gebracht en moeten zij hun recht op toegang tot en rectificatie van de verwerkte gegevens kunnen uitoefenen.
Ten slotte verbiedt de nieuwe wet ook het verzamelen van bepaalde gegevens. Dit geldt met name voor politieke opvattingen, genetische of biometrische gegevens en betrokkenheid bij of lidmaatschap van vakbondsorganisaties.
Controle en sancties
Een aantal van de verplichtingen in de nieuwe wet zijn voorgeschreven op straffe van nietigheid. Bewijs dat in strijd met deze verplichtingen is verkregen, zal dus automatisch buiten beschouwing worden gelaten, zonder beoordelingsmarge voor de rechter. Dit geldt in het bijzonder voor de verplichting om over een intern reglement te beschikken, om voorafgaande toestemming te verkrijgen (indien van toepassing) of om het gebruik van bepaalde onderzoeksmethoden te verbieden.
Het niet naleven van andere verplichtingen (bv. documentatie van het onderzoeksproces) maakt bewijsmateriaal niet automatisch ongeldig en het is aan de rechtbanken om te beslissen of dergelijk bewijsmateriaal al dan niet buiten beschouwing moet worden gelaten. Het wordt nog steeds sterk aanbevolen om deze bepalingen na te leven, vooral in de context van ontslagen om dringende reden.
De gevolgen van de beperkingen die voortvloeien uit deze nieuwe wet mogen niet worden onderschat: bedrijven moeten een reeks regels en een goed functionerend operationeel proces invoeren, zelfs om incidentenonderzoeken uit te voeren. Anders bestaat het risico dat veel bewijsmateriaal dat is verkregen in de context van ontslagen om dringende reden zal worden verworpen ... zonder dat de feiten die de ontslagen rechtvaardigen ook maar worden onderzocht. Opletten geblazen!
Julien HICK, Partner, AKD Benelux law firm & Heleen FRANCO, Senior associate, AKD Benelux law firm
Dit artikel kan u ook interesseren:
Discriminatie in de arbeidsrelatie: welke valkuilen te vermijden?